Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Vodja sekretariata
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo Vodjo sekretariata, ki bo prevzel ključno vlogo pri vodenju, usklajevanju in nadzoru administrativnega, organizacijskega ter operativnega delovanja sekretariata. Ta položaj je namenjen izkušenemu strokovnjaku, ki razume pomen učinkovite podpore vodstvu, natančnega upravljanja dokumentacije, usklajevanja notranjih procesov ter zagotavljanja nemotenega pretoka informacij med oddelki, vodstvom in zunanjimi deležniki. Vodja sekretariata je osrednja kontaktna točka za številne organizacijske aktivnosti in pomembno prispeva k stabilnosti, preglednosti ter učinkovitosti poslovanja.
Na tem delovnem mestu boste odgovorni za načrtovanje in organizacijo dela sekretariata, pripravo in usklajevanje sej, sestankov ter uradnih gradiv, spremljanje izvajanja sklepov in rokov ter zagotavljanje skladnosti administrativnih postopkov z internimi pravili in veljavno zakonodajo. Pomemben del vloge vključuje tudi podporo vodstvu pri pripravi poročil, dopisov, internih aktov, odločitev in drugih pomembnih dokumentov. Od kandidata pričakujemo visoko stopnjo samostojnosti, diskretnosti, organiziranosti in sposobnosti učinkovitega komuniciranja z različnimi ravnmi deležnikov.
Uspešen kandidat bo znal voditi manjšo ali srednje veliko administrativno ekipo, razporejati naloge, spremljati kakovost izvedbe ter uvajati izboljšave v delovne procese. Poleg vsakodnevnega operativnega dela bo sodeloval tudi pri strateškem razvoju administrativnih praks, digitalizaciji dokumentnih tokov, optimizaciji arhiviranja in izboljšanju notranje komunikacije. Vloga zahteva sposobnost hitrega odzivanja na spremembe prioritet, obvladovanja več nalog hkrati ter ohranjanja visoke ravni natančnosti tudi v časovno občutljivih situacijah.
Vodja sekretariata pogosto sodeluje z vodstvom organizacije, pravno službo, kadrovskim oddelkom, finančno-računovodskimi ekipami ter zunanjimi institucijami. Zato je pomembno, da kandidat razume širši organizacijski kontekst, zna presojati pomembnost informacij in zagotavljati profesionalno podporo pri občutljivih ali zaupnih zadevah. Delo lahko vključuje pripravo protokolov, organizacijo uradnih obiskov, koordinacijo internih dogodkov, spremljanje korespondence ter skrb za pravilno evidentiranje in hrambo dokumentacije.
Idealni kandidat ima izkušnje z delom v upravi, javnem sektorju, večjih organizacijah ali kompleksnih administrativnih okoljih, kjer so natančnost, zanesljivost in procesna disciplina ključnega pomena. Cenimo proaktivnost, sposobnost predlaganja izboljšav, odlično pisno izražanje in visoko raven odgovornosti. Če vas veseli delo, ki združuje organizacijo, koordinacijo, podporo vodstvu in skrb za učinkovito delovanje pomembnih notranjih procesov, je to odlična priložnost za nadaljnji strokovni razvoj in dolgoročen prispevek k uspehu organizacije.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Vodenje in organizacija vsakodnevnega dela sekretariata.
- Usklajevanje sestankov, sej, urnikov in uradnih dogodkov.
- Priprava zapisnikov, sklepov, dopisov in druge uradne dokumentacije.
- Spremljanje izvajanja nalog, rokov in administrativnih postopkov.
- Nadzor nad pravilnim evidentiranjem, arhiviranjem in hrambo dokumentov.
- Podpora vodstvu pri komunikaciji z notranjimi in zunanjimi deležniki.
- Koordinacija dela administrativnega osebja in razporejanje nalog.
- Skrb za zaupnost informacij in skladnost z internimi pravili.
- Predlaganje izboljšav procesov ter podpora digitalizaciji administracije.
- Sodelovanje z drugimi oddelki pri organizacijskih in operativnih nalogah.
Zahteve
Text copied to clipboard!- Najmanj višješolska ali visokošolska izobrazba ustrezne smeri.
- Večletne izkušnje na področju administracije, koordinacije ali vodenja pisarne.
- Odlične organizacijske sposobnosti in sposobnost določanja prioritet.
- Zelo dobro pisno in ustno izražanje v slovenskem jeziku.
- Poznavanje dela z dokumentacijo, zapisniki in uradno korespondenco.
- Sposobnost samostojnega dela ter visoka stopnja odgovornosti.
- Diskretnost pri ravnanju z zaupnimi informacijami.
- Dobro poznavanje pisarniških orodij in digitalnih administrativnih sistemov.
- Sposobnost vodenja ekipe in učinkovitega medoddelčnega sodelovanja.
- Poznavanje osnov poslovnega protokola in administrativnih postopkov.
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Koliko izkušenj imate z vodenjem sekretariata ali administrativne ekipe?
- Kako pristopate k usklajevanju več prioritet in kratkih rokov?
- Ali imate izkušnje s pripravo zapisnikov, sklepov in uradne dokumentacije?
- Kako zagotavljate zaupnost pri delu z občutljivimi informacijami?
- Katere digitalne sisteme ali orodja ste uporabljali pri administrativnem delu?
- Opišite primer, ko ste izboljšali interni administrativni proces.
- Kako sodelujete z vodstvom in drugimi oddelki v organizaciji?
- Kako bi organizirali podporo za pomemben uradni dogodek ali sejo?
- Kako spremljate izvajanje sklepov in dodeljenih nalog?
- Kaj vas motivira za delo na položaju Vodje sekretariata?
